Xpensio Kullanım Kılavuzu

1. İlk Kurulum — Yönetici Rehberi

Xpensio'ya kaydolan şirket yöneticisi (ADMIN) için hızlı başlangıç rehberi. ERP bağlantısı olmayan (Standalone) şirketler bu adımları izlemelidir.

2. Kullanıcı Rolleri ve Yetkiler

Xpensio'da 4 temel kullanıcı rolü bulunur. Her rol farklı menü erişimine ve yetkilere sahiptir.

Menü Erişim Tablosu

Menü	ÇALIŞAN	YÖNETİCİ	FİNANS	ADMİN
Kontrol Paneli	✅	✅	✅	✅
Masraflar	✅	✅	✅	✅
Fişler	✅	✅	✅	✅
Onaylar	—	✅	✅	✅
Raporlar	—	✅	✅	✅
Tüm Masrafları Gör	—	—	✅	✅
Kullanıcı Yönetimi	—	—	—	✅
Org Şeması	—	—	—	✅
Pozisyonlar	—	—	—	✅
Masraf Yerleri	—	—	—	✅
Grade Limitleri	—	—	—	✅
Denetim Günlüğü	—	—	—	✅

3. Giriş ve Şifre Değiştirme

Giriş Yapma

1. app.xpensioapp.com adresine gidin
2. E-posta adresinizi ve şifrenizi girin
3. Giriş Yap butonuna tıklayın

Şifre Değiştirme

1. Sol menüden Ayarlar'a gidin (veya otomatik yönlendirme ile)
2. Mevcut Şifre'yi girin (ilk girişte: geçici şifre)
3. Yeni Şifre belirleyin (en az 6 karakter)
4. Yeni Şifre Tekrar alanına aynı şifreyi yazın
5. Şifreyi Değiştir'e tıklayın

Şifremi Unuttum

1. Giriş sayfasında "Şifremi Unuttum" linkine tıklayın
2. Kayıtlı e-posta adresinizi girin
3. E-postanıza gelen linke tıklayarak yeni şifre belirleyin

4. Kontrol Paneli (Dashboard)

Giriş yaptıktan sonra karşınıza gelen ana ekrandır. Masraf durumunuzun özetini gösterir.

Özet Kartları

Kart	Açıklama
Toplam Masraf	Tüm masraflarınızın toplam tutarı (para birimi bazlı)
Bekleyen Onaylar	Gönderilmiş ama henüz onaylanmamış masraf sayısı
Onaylı Masraflar	Yönetici veya finans tarafından onaylanan masraflar
Reddedilen Masraflar	Reddedilen masraf sayısı

Hızlı İşlemler

• + Yeni Masraf butonu ile doğrudan masraf oluşturma sayfasına gidin
• Son Masraflar tablosunda son 10 masrafınızı görün ve tıklayarak detaya ulaşın

5. Masraf Oluşturma

Yeni bir masraf raporu oluşturmak için sol menüden Masraflar → + Yeni Masraf'a tıklayın.

Adım 1 — Fiş Yükleyin (Opsiyonel ama Önerilen)

Sayfanın üst kısmındaki fiş yükleme alanına fişinizi sürükleyip bırakın veya tıklayarak seçin.

• Desteklenen formatlar: JPEG, PNG, WebP, PDF
• Yükledikten sonra AI (Gemini Vision) fişi otomatik okur
• Tarih, tutar, KDV, fiş numarası, satıcı adı gibi bilgiler otomatik doldurulur
• OCR ile doldurulan alanlar 🔒 işareti ile kilitlenir (güvenilirlik için)

Adım 2 — Form Alanlarını Doldurun

Alan	Zorunlu	Açıklama
Fiş / Fatura No	✅	Belge üzerindeki seri numarası
Tarih	✅	Masrafın gerçekleştiği tarih
Tutar (KDV Hariç)	✅	Matrah tutarı
KDV Oranı	—	%0, %1, %8, %10, %20 seçenekleri
KDV Tutarı	—	Otomatik hesaplanır veya manuel girilebilir
Para Birimi	✅	TRY, USD, EUR, GBP
Masraf Tipi	✅	Kategori seçimi (Yemek, Ulaşım, Konaklama vb.)
Belge Tipi	—	Fiş, Fatura, E-Fatura, E-Arşiv, Taksi, Banka Dekontu vb.
Ödeme Yöntemi	—	Nakit, Kişisel Kart, Şirket Kartı, Kurumsal Kart
Masraf Merkezi	✅	Admin tarafından tanımlanan masraf merkezlerinden seçin
Proje Kodu	—	Varsa proje kodu
Araç Plakası	—	Araç masrafları için (yakıt, otopark vb.)
Açıklama	✅	Masrafın ne için yapıldığı (max 500 karakter)

Masraf Tipleri (Kategoriler)

Kategori	Kategori
🚗 Ulaşım / Toplu Taşıma	🍽️ Yemek
🤝 Misafir Yemek / Temsil	🅿️ Otopark / Diğer
⛽ Yakıt	🏨 Konaklama
🎯 OGS / HGS Geçiş	✈️ Seyahat Ulaşım
📦 Posta / Kargo	🔧 Bakım / Teknik Malzeme
🖨️ Ofis Malzeme / İkram	📋 İdari İşlemler
🏥 Sağlık / İlaç	💐 Çiçek / Özel Harcama
🌍 Yurt Dışı Yemek / Ulaşım / Konaklama / Yakıt	🎉 Ekip Yemek / Motivasyon

Adım 3 — Kaydedin

• Taslak Kaydet: Masrafı taslak olarak kaydedin, daha sonra düzenleyebilirsiniz
• Onaya Gönder: Masrafı doğrudan onay sürecine gönderin

6. Fiş Yükleme ve OCR

Sol menüdeki Fişler sayfasından fişlerinizi yönetebilirsiniz.

Fiş Yükleme

1. + Fiş Yükle butonuna tıklayın
2. Dosyanızı seçin (JPEG, PNG, WebP, PDF — max 5MB)
3. Yükleme tamamlandığında AI otomatik olarak fişi analiz eder

OCR Durumları

Durum	Anlamı
✅ Tamamlandı	Fiş başarıyla okundu, veriler çıkarıldı
🔄 İşleniyor	AI fişi analiz ediyor (birkaç saniye)
❌ Başarısız	Fiş okunamadı — düşük kalite veya desteklenmeyen format

Fişi Masrafa Bağlama

Yüklediğiniz fişler, henüz taslak durumundaki masraflara bağlanabilir. Fiş listesindeki "Masrafa Bağla" dropdown'ından ilgili masrafı seçin.

7. Masraf Listesi ve Yönetim

Sol menüdeki Masraflar sayfasından tüm masraflarınızı listeleyebilir, filtreleyebilir ve yönetebilirsiniz.

Filtreler

• Durum: Tüm Durumlar, Taslak, Gönderildi, Yönetici Onayladı, Finans Onayladı, Reddedildi vb.
• Tarih Aralığı: Başlangıç ve bitiş tarihleri (varsayılan: son 1 ay)
• Filtreleri Temizle: Tüm filtreleri sıfırlar

Yapılabilecek İşlemler

İşlem	Koşul	Açıklama
👁 Görüntüle	Her zaman	Masraf detay sayfasını açar
✏️ Düzenle	Taslak, Reddedildi, Ek Bilgi Gerekli	Masrafı düzenleme modunda açar
📤 Onaya Gönder	Taslak durumunda	Masrafı onay sürecine gönderir
🗑 Sil	Taslak durumunda	Masrafı kalıcı olarak siler
🔄 Yeniden Gönder	Ek Bilgi Gerekli durumunda	Düzeltme sonrası tekrar onaya gönderir

FINANCE / ADMIN Özel Özellikleri

• Tüm Masraflar görünümü — şirketteki herkesin masraflarını görebilir
• 📥 Excel Export — masrafları Excel dosyası olarak indirme

8. Onay Süreci

Xpensio çok seviyeli onay zinciri kullanır. Masraflar sırasıyla aşağıdaki kademelerden geçer:

Onay Seviyeleri

Seviye	Onaylayan	Açıklama
Yönetici Onayı	MANAGER	Çalışanın doğrudan yöneticisi
Üst Yönetici	MANAGER	Yöneticinin yöneticisi (grade'e bağlı)
CFO / Direktör	MANAGER	Yüksek tutarlı masraflar için
Finans Onayı	FINANCE	Tüm masrafların son onay kademesi

Onay Ekranı (Yönetici / Finans)

Sol menüdeki Onaylar sayfasında bekleyen masraflar listelenir. Her masraf kartında:

• Gönderen çalışanın adı, e-postası, departmanı
• Tarih, tutar, masraf merkezi, kategori bilgisi
• Fişi görüntüleme butonu (resim veya PDF lightbox)
• Sahte fiş uyarısı (varsa kırmızı/sarı banner)

Yapılabilecek İşlemler

Buton	Açıklama
✅ Onayla	Masrafı onaylar, bir sonraki kademeye iletir. Yorum opsiyoneldir.
❌ Reddet	Masrafı reddeder. Yorum zorunludur — neden reddedildiğini belirtin.
💬 Ek Bilgi İste	Çalışandan ek bilgi talep eder. Tıkladığınızda bir metin alanı açılır, nedenini yazıp gönderebilirsiniz.

9. Raporlar ve Analitik

Sol menüdeki Raporlar sayfasında masraf analitiğine ulaşabilirsiniz. (Yönetici, Finans, Admin erişebilir)

Özet Kartları

Kart	Açıklama
Toplam Masraf Sayısı	Seçilen dönemdeki toplam masraf adedi
Toplam Tutar	TRY cinsinden toplam tutar
Ortalama Tutar	Masraf başına ortalama tutar
En Yüksek Masraf	Dönemdeki en yüksek tekil masraf

Rapor Bölümleri

1. Kategoriye Göre: Hangi masraf tipinde ne kadar harcandı (bar grafik + tablo)
2. Departmana Göre: Departman bazlı masraf dağılımı
3. Alt Şirkete Göre: Alt şirket bazlı masraf dağılımı
4. Yönetici Altında: Belirli bir yöneticinin ekibindeki masraflar
5. Aylık Trend: 12 aylık harcama trendi (bar grafik)

Dışa Aktarma

• CSV Dışa Aktar: Tüm masraf verilerini CSV formatında indirin
• Excel Export: Detaylı Excel raporu (FINANCE/ADMIN)

10. Admin — Kullanıcı Yönetimi

Sol menüdeki Kullanıcılar sayfasından şirketteki tüm kullanıcıları yönetebilirsiniz. (Sadece ADMIN)

Excel ile Toplu Kullanıcı Import

En hızlı yöntem: Excel şablonunu doldurup yüklemek.

Adım Adım:

1. Sayfanın altındaki "📥 Şablonu İndir" linkine tıklayın
2. Excel şablonunu doldurun (sütun formatı aşağıda)
3. "Excel ile Toplu Import" butonuna tıklayın ve dosyayı seçin
4. Import sonucunu inceleyin
5. Turuncu kutudaki "Şifreleri İndir (CSV)" butonuna tıklayarak geçici şifreleri indirin

Excel Sütun Formatı

Sütun	Zorunlu	Açıklama	Örnek
Ad_Soyad	✅	Kullanıcının adı ve soyadı	Ali Çelik
Email	✅	Kurumsal e-posta adresi	ali.celik@sirket.com
Departman	—	Departman adı (otomatik oluşturulur)	Bilgi Teknolojileri
Ust_Departman	—	Üst departman adı (hiyerarşi için)	Genel Müdürlük
Pozisyon	—	Pozisyon unvanı (otomatik oluşturulur)	Yazılım Uzmanı
Rol	—	ADMIN, FINANCE, MANAGER, EMPLOYEE	EMPLOYEE
Grade	—	Çalışan seviyesi (1-30)	12
Yonetici_Email	—	Yöneticisinin e-postası	mehmet.demir@sirket.com

Tekil Kullanıcı İşlemleri

İşlem	Açıklama
✅ Onayla	Kendisi kaydolan kullanıcıyı aktif et
✏️ Düzenle	İsim, rol, grade, departman, yönetici, aktiflik durumunu değiştir
🔑 Şifre Sıfırla	Geçici yeni şifre oluşturur (ekranda gösterilir)
🗑 Sil	Kullanıcıyı kalıcı olarak siler

Filtreler

• Arama: İsim, e-posta, departman, unvan ile arama
• Şirket: Çoklu şirket yapısında filtreleme
• Rol: ADMIN, FINANCE, MANAGER, EMPLOYEE

11. Admin — Organizasyon Şeması

Sol menüdeki Org Şeması sayfasından şirketinizin departman hiyerarşisini yönetebilirsiniz. (Sadece ADMIN)

Departman Ağacı

Departmanlar hiyerarşik bir ağaç yapısında gösterilir. Her departmanın altına alt departmanlar eklenebilir.

Yeni Departman Ekleme

1. + Departman Ekle butonuna tıklayın
2. Departman adı ve kodunu girin
3. Üst birim seçin (varsa)
4. Departman yöneticisini seçin
5. Kaydet'e tıklayın

Departman Detayları

Herhangi bir departmana tıkladığınızda sağ panelde detayları görürsünüz:

• Departman adı, kodu, seviyesi
• Departman yöneticisi
• Doğrudan bağlı çalışanlar listesi
• Düzenle, Alt Ekle, Sil butonları

12. Admin — Masraf Yerleri

Sol menüdeki Masraf Yerleri sayfasından masraf merkezlerini yönetebilirsiniz. (Sadece ADMIN)

Yeni Masraf Merkezi Ekleme

Alan	Zorunlu	Açıklama	Örnek
Şirket	✅	Bağlı olduğu şirket	Prolista A.Ş.
Alt Şirket	—	Varsa alt şirket	—
Kod	✅	Masraf merkezi kodu	CC01
Ad	✅	Masraf merkezi adı	Genel Müdürlük

Örnek Masraf Merkezleri

Kod	Ad
CC01	Genel Müdürlük
CC02	Satış ve Pazarlama
CC03	Bilgi Teknolojileri
CC04	İnsan Kaynakları
CC05	Üretim

13. Admin — Grade Limitleri

Sol menüdeki Grade Onay Limitleri sayfasından çalışan seviyelerine göre masraf limitleri belirleyebilirsiniz. (Sadece ADMIN)

Nasıl Çalışır?

1. Her çalışanın bir grade değeri vardır (1-30 arası)
2. Admin, grade aralıkları için TRY (ve opsiyonel USD/EUR/GBP) limitleri belirler
3. Çalışan masraf oluştururken, tutarı grade limitiyle karşılaştırılır
4. Dövizli masraflarda: o döviz için limit varsa o kullanılır, yoksa TRY'ye çevrilip TRY limiti uygulanır

Örnek Konfigürasyon

Grade Aralığı	TRY Limit	USD Limit	EUR Limit
1 — 12	10.000 ₺	300 $	—
13 — 15	25.000 ₺	750 $	—
16 — 18	50.000 ₺	1.500 $	1.400 €
19 — 30	100.000 ₺	3.000 $	2.700 €

14. Masraf Durum Akışı

Her masraf aşağıdaki durumlardan geçer:

Durum	Türkçe	Kim Yapar?	Sonraki Adım
DRAFT	Taslak	Çalışan oluşturur	Düzenle → Onaya Gönder
SUBMITTED	Gönderildi	Çalışan gönderir	Yönetici onaylar / reddeder
MANAGER_APPROVED	Yönetici Onayladı	Yönetici onaylar	Finans onayına gider
FINANCE_APPROVED	Finans Onayladı	Finans onaylar	Ödeme sürecine geçer
REJECTED	Reddedildi	Yönetici/Finans reddeder	Çalışan düzenleyip tekrar gönderebilir
INFO_REQUIRED	Ek Bilgi Gerekiyor	Yönetici/Finans ek bilgi ister	Çalışan bilgiyi ekleyip yeniden gönderir
PAYMENT_PENDING	Ödeme Bekliyor	Finans ödeme sürecine alır	Ödeme yapılır
PAYMENT_COMPLETED	Ödeme Tamamlandı	Finans ödemeyi onaylar	Süreç tamamlanır ✅

Görsel Akış

15. Sık Sorulan Sorular

Genel

Xpensio'ya nasıl kaydolabilirim?

xpensioapp.com adresinden demo talep formu doldurun. Onay sonrası yönetici hesabınız oluşturulur. Bireysel kayıt için yöneticinizin sizi sisteme eklemesi gerekir.

Hangi tarayıcılar destekleniyor?

Chrome, Firefox, Safari, Edge'in güncel sürümleri desteklenir. Mobil tarayıcılarda da tam uyumlu çalışır.

Karanlık mod var mı?

Evet, sağ üst köşedeki güneş/ay ikonuna tıklayarak koyu/açık tema arasında geçiş yapabilirsiniz.

Dil değiştirme nasıl yapılır?

Sağ üst köşedeki TR/EN toggle'ına tıklayarak Türkçe ve İngilizce arasında geçiş yapabilirsiniz.

Masraflar

Fiş yüklemeden masraf oluşturabilir miyim?

Evet, fiş yükleme zorunlu değildir. Ancak fiş yüklemeniz önerilir — AI otomatik alan doldurma sağlar ve onay sürecini hızlandırır.

Gönderdiğim masrafı geri çekebilir miyim?

Hayır, gönderildikten sonra geri çekilemez. Yöneticinizden reddetmesini talep edebilirsiniz, ardından düzenleyip tekrar gönderebilirsiniz.

Masrafım reddedildi, ne yapmalıyım?

Masraf listesinde reddedilen masrafın yanındaki Düzenle'ye tıklayın. Red nedenini inceleyin, gerekli düzeltmeleri yapın ve tekrar Onaya Gönder'e tıklayın.

"Ek Bilgi Gerekiyor" ne demek?

Onaylayan kişi masrafınız hakkında ek bilgi talep etti. Masraf detayına gidip istenen bilgiyi ekleyin ve Yeniden Gönder'e tıklayın.

Dövizli masraf nasıl girerim?

Masraf oluşturma formunda Para Birimi alanından USD, EUR veya GBP seçin. Sistem güncel kurla TRY karşılığını otomatik hesaplar.

Admin

Kullanıcı şifresini unuttuysa ne yapmalıyım?

Kullanıcı "Şifremi Unuttum" ile sıfırlayabilir. Alternatif olarak Admin olarak Kullanıcı Yönetimi'nden ilgili kullanıcının yanındaki 🔑 Şifre Sıfırla'ya tıklayın.

Excel import'ta hata alıyorum, ne yapmalıyım?

Sütun başlıklarının tam olarak Ad_Soyad, Email, Departman, Ust_Departman, Pozisyon, Rol, Grade, Yonetici_Email şeklinde olduğundan emin olun. Email adresleri benzersiz olmalıdır.

Masraf merkezi tanımlamadan kullanıcılar masraf girebilir mi?

Hayır. Masraf merkezi zorunlu bir alandır. En az bir masraf merkezi tanımlamanız gerekir.